湘檔通〔2017〕62號
湖南省扶貧開發(fā)辦公室
關(guān)于聯(lián)合印發(fā)《湖南省精準(zhǔn)扶貧檔案管理
實施辦法》的通知
各市州檔案局、扶貧辦，各省直機(jī)關(guān)事業(yè)單位、省屬企業(yè)、省屬本科院校、中央駐湘有關(guān)單位：
為進(jìn)一步加強(qiáng)我省精準(zhǔn)扶貧檔案管理，現(xiàn)將《湖南省精準(zhǔn)扶貧檔案管理實施辦法》印發(fā)你們，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
湖 南 省 檔 案 局 湖南省扶貧開發(fā)辦公室
2017年12月30日
湖南省精準(zhǔn)扶貧檔案管理實施辦法
第一條 為加強(qiáng)精準(zhǔn)扶貧檔案管理工作，確保精準(zhǔn)扶貧檔案真實、完整、系統(tǒng)和安全，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《湖南省檔案管理條例》，以及國家檔案局、國務(wù)院扶貧開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室《關(guān)于做好精準(zhǔn)扶貧檔案工作的意見》、《精準(zhǔn)扶貧檔案管理辦法》等有關(guān)文件精神，結(jié)合我省實際，制定本辦法。
第二條 本辦法適用于湖南省各級檔案行政管理部門、扶貧部門及有扶貧任務(wù)的部門、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、行政村精準(zhǔn)扶貧檔案管理工作。
第三條 本辦法所稱精準(zhǔn)扶貧檔案是指在精準(zhǔn)扶貧工作中形成的，對國家、社會具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等各種形式和載體的歷史記錄。
第四條 縣級及以上扶貧工作部門負(fù)責(zé)對本行政區(qū)精準(zhǔn)扶貧檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，同級檔案行政管理部門履行監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)，指導(dǎo)、幫助建立健全精準(zhǔn)扶貧檔案工作的規(guī)章制度。
第五條 各級扶貧部門、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）負(fù)責(zé)精準(zhǔn)扶貧檔案工作的組織實施，將其與精準(zhǔn)扶貧工作同步部署、同步實施、同步檢查、同步驗收。
第六條 各級人民政府應(yīng)統(tǒng)籌解決精準(zhǔn)扶貧檔案工作所需經(jīng)費(fèi)，確保精準(zhǔn)扶貧檔案工作有效開展。
第七條 各級扶貧部門、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、行政村應(yīng)將記錄和反映本地區(qū)、本單位精準(zhǔn)扶貧工作的各種門類和載體的應(yīng)歸檔文件材料收集齊全，任何單位和個人不得據(jù)為己有或擅自銷毀。
第八條 縣級扶貧部門和鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）形成的精準(zhǔn)扶貧檔案應(yīng)分別作為縣級扶貧部門和鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）全宗的組成部分，由該單位集中管理。村級精準(zhǔn)扶貧檔案可由行政村自行管理，也可由鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）代為管理。
第九條 各級扶貧部門、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）應(yīng)根據(jù)實際工作需要，設(shè)立符合檔案安全保管要求的檔案庫房，配備必要的設(shè)施設(shè)備，建立信息安全保密防護(hù)體系，確保精準(zhǔn)扶貧檔案實體安全和信息安全。
第十條 各級扶貧部門、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）應(yīng)配備相應(yīng)的檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)經(jīng)過檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，離職前應(yīng)辦理檔案工作交接手續(xù)。
第十一條 縣級、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）精準(zhǔn)扶貧檔案分為綜合類、精準(zhǔn)識別類、精準(zhǔn)施策類、精準(zhǔn)脫貧類等四類，照片、光盤、聲像等特殊載體實行集中統(tǒng)一保管。各行政村應(yīng)建立貧困戶檔案，一戶一檔。精準(zhǔn)扶貧檔案保管期限分為永久和定期，定期分為30年和10年。具體按照《湖南省精準(zhǔn)扶貧文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》執(zhí)行。
第十二條 歸檔的精準(zhǔn)扶貧文件材料應(yīng)字跡工整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、圖樣清晰、簽章手續(xù)完備，印制書寫材料、紙張和裝訂材料等符合檔案長期保存要求，聲像文件材料應(yīng)配有相應(yīng)的文字說明。
為保證精準(zhǔn)扶貧檔案的齊全性、完整性，便于查閱利用，重要的文件資料，不同立檔單位可重復(fù)歸檔，當(dāng)原件只有1份時，原件由上級單位歸檔，下級單位可以用復(fù)印件歸檔，標(biāo)注為復(fù)印件，并注明原件存放處。
第十三條 精準(zhǔn)扶貧檔案應(yīng)分門別類按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行整理。
文書檔案（綜合類、精準(zhǔn)識別類、精準(zhǔn)脫貧類、精準(zhǔn)施策類中未涉及具體扶貧項目的檔案）按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）進(jìn)行整理。
扶貧項目檔案（精準(zhǔn)施策類中涉及具體扶貧項目的檔案）按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》（GB/T 11822-2008）進(jìn)行整理。
貧困戶檔案（一戶一檔）以戶為單位，實行動態(tài)管理，按照《文書檔案案卷格式》（GB/T 9705-2008）進(jìn)行整理。貧困戶脫貧摘帽前，可暫不裝訂，可用不銹鋼夾臨時固定，確保文件材料的系統(tǒng)性。
扶貧資金檔案按《會計檔案管理辦法》進(jìn)行整理。
照片檔案按《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范（DA/T 50-2014）》進(jìn)行整理。
電子檔案按《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》進(jìn)行整理。
第十四條 各級脫貧驗收評估組在對貧困縣、貧困村、貧困戶進(jìn)行脫貧驗收時，應(yīng)同時對其形成的精準(zhǔn)扶貧檔案進(jìn)行驗收，同級檔案行政管理部門應(yīng)作為驗收組成員單位參與驗收。
第十五條 縣級扶貧部門、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）應(yīng)按照《湖南省檔案管理條例》有關(guān)要求向同級綜合檔案館移交精準(zhǔn)扶貧檔案。
第十六條 縣級扶貧部門、檔案行政管理部門應(yīng)開展精準(zhǔn)扶貧檔案開發(fā)利用工作，依法依規(guī)為社會各界提供服務(wù)。
第十七條 縣級扶貧部門、檔案行政管理部門應(yīng)積極推進(jìn)精準(zhǔn)扶貧檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)精準(zhǔn)扶貧電子文件歸檔和電子檔案管理。
第十八條 在精準(zhǔn)扶貧檔案管理中做出顯著成績的單位和個人，經(jīng)縣級及以上人民政府同意，扶貧工作部門可按有關(guān)規(guī)定給予表彰、獎勵。
第十九條 對違反檔案管理規(guī)定，造成精準(zhǔn)扶貧檔案失真、損毀、泄密、丟失的，依照《中華人民共和國檔案法》、《湖南省檔案管理條例》、《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定查處。
第二十條 本辦法由湖南省檔案局、湖南省扶貧開發(fā)辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第二十一條 本辦法自發(fā)布之日起施行。
附件1：
湖南省精準(zhǔn)扶貧文件材料歸檔范圍和
檔案保管期限表
|
縣級 |
||
|
類別 |
歸檔范圍 |
保管 期限 |
|
綜合管理類 |
1.本級黨委、政府和扶貧開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組對扶貧開發(fā)作出決策部署、召開扶貧開發(fā)重要會議形成的決定、意見、方案、會議記錄、紀(jì)要、講話以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于扶貧開發(fā)的重要指示、批示等文件材料 |
永久 |
|
2.本級制定的精準(zhǔn)扶貧政策或制度性文件 |
永久 |
|
|
3.上級下發(fā)的有關(guān)精準(zhǔn)扶貧工作的政策或制度性文件以及有關(guān)規(guī)劃 |
30年 |
|
|
4.上級下發(fā)的需要貫徹執(zhí)行的一般性文件 |
10年 |
|
|
5.本縣制定或涉及本縣的扶貧開發(fā)中長期規(guī)劃、專項規(guī)劃、五年滾動脫貧規(guī)劃、年度減貧計劃、財政扶貧資金分配使用計劃等文件材料 |
永久 |
|
|
6.扶貧開發(fā)成效考核評估、脫貧攻堅表彰獎勵、重大涉貧事件處置反饋、資金項目監(jiān)督管理以及督察巡查等形成的重要文件材料 |
30年 |
|
|
7.扶貧開發(fā)機(jī)構(gòu)成立與調(diào)整、隊伍建設(shè)以及落實脫貧攻堅責(zé)任制形成的重要文件材料 |
永久 |
|
|
8.在精準(zhǔn)扶貧工作中形成的一般性、過程性文件材料以及宣傳、培訓(xùn)、調(diào)研、交流等文件材料 |
10年 |
|
|
精準(zhǔn)識別類 |
1.貧困村、貧困戶識別工作方案文件 |
永久 |
|
2.縣級對各鄉(xiāng)鎮(zhèn)貧困村、貧困戶批復(fù)文件 |
永久 |
|
|
3.歷次“回頭看”清退人員審核批復(fù)文件 |
永久 |
|
|
精準(zhǔn)施策類 |
1.貧困戶特色產(chǎn)業(yè)扶持、培訓(xùn)轉(zhuǎn)移就業(yè)、教育、文化、生態(tài)保護(hù)、醫(yī)療衛(wèi)生、社會保障等方面扶貧形成的重要文件材料 |
30年 |
|
2.制定的結(jié)對幫扶方案、落實結(jié)對幫扶單位、幫扶計劃以及公示公告等文件材料。涉及兩個以上(含兩個)鄉(xiāng)鎮(zhèn)或按規(guī)定需縣級保存的易地搬遷、道路建設(shè)、水利建設(shè)、飲水工程等貧困地區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)形成的重要文件材料，包括項目申請表、可研報告、預(yù)算表、資金申撥及批復(fù)文件、招投標(biāo)文件、項目實施廉政責(zé)任書、合同、決算材料、報賬請款單、項目審計書、驗收文件、項目移交文件等 |
30年 |
|
|
3.企業(yè)、社會組織、個人等社會扶貧形成的重要文件材料 |
30年 |
|
|
4.財政投入、金融扶持、政策支持、駐村幫扶等形成的重要文件材料 |
30年 |
|
|
精準(zhǔn)脫貧類 |
1.貧困縣、村、戶貧困退出機(jī)制、方案、規(guī)劃等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)程序文件材料 |
永久 |
|
2.貧困縣退出申請、市初審、省檢查（核查）公示、省批準(zhǔn)公告、國務(wù)院扶貧辦評估檢查等形成的文件材料 |
永久 |
|
|
3.預(yù)脫貧村退出過程中縣級審核公示、市審批、省備案并公告形成的文件材料 |
30年 |
|
|
4.貧困村退出過程中村申請、鄉(xiāng)鎮(zhèn)監(jiān)測、縣審核審批、書記縣長簽字、市州檢查、縣批準(zhǔn)公告形成的文件材料 |
30年 |
|
|
5.貧困戶退出過程中縣批準(zhǔn)公告、縣抽查復(fù)核、市州評估檢查等形成的文件材料 |
|
|
|
特殊載體類 |
1.召開會議，上級監(jiān)督、檢查、驗收，項目實施和宣傳等精準(zhǔn)扶貧工作中形成的照片和聲像材料 |
30年 |
|
2.建檔立卡信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫文件材料、元數(shù)據(jù)及形成的分析報告 |
||
|
鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）級 |
||
|
類別 |
歸檔范圍 |
保管 期限 |
|
綜合管理類 |
1.本級黨委、政府和扶貧開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于扶貧開發(fā)形成的方案、規(guī)劃、領(lǐng)導(dǎo)講話、會議記錄、會議紀(jì)要等文件材料 |
永久 |
|
2.扶貧開發(fā)成效考核評估、脫貧攻堅表彰獎勵、重大涉貧事件處置反饋、資金項目監(jiān)督管理以及督察巡查等形成的重要文件材料 |
30年 |
|
|
3.扶貧開發(fā)機(jī)構(gòu)成立與調(diào)整、隊伍建設(shè)以及落實脫貧攻堅責(zé)任制形成的重要文件材料 |
30年 |
|
|
4.在精準(zhǔn)扶貧工作中形成的一般性、過程性文件材料以及宣傳、培訓(xùn)、調(diào)研、交流等文件材料 |
10年 |
|
|
精準(zhǔn)識別類 |
1.貧困村、貧困戶識別工作方案文件 |
永久 |
|
2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)審核貧困村、貧困戶初選名單形成的文件材料 |
永久 |
|
|
3.歷次“回頭看”清退人員初審形成的文件材料 |
30年 |
|
|
精準(zhǔn)施策類 |
1.貧困戶特色產(chǎn)業(yè)扶持、培訓(xùn)轉(zhuǎn)移就業(yè)、教育、文化、生態(tài)保護(hù)、醫(yī)療衛(wèi)生、社會保障等方面扶貧形成的重要文件材料 |
30年 |
|
2.貧困村駐村幫扶貧困戶結(jié)對幫扶方案、幫扶計劃，明確結(jié)對幫扶關(guān)系和幫扶責(zé)任人形成的文件材料。農(nóng)村危舊房改造、人居環(huán)境整治、易地搬遷、道路建設(shè)、水利建設(shè)、飲水工程等貧困地區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)形成的重要文件材料，包括項目申請表、可研報告、預(yù)算表、資金申撥及批復(fù)文件、招投標(biāo)文件、項目實施廉政責(zé)任書、合同、決算材料、報賬請款單、項目審計書、驗收文件、項目移交文件等 |
30年 |
|
|
3.企業(yè)、社會組織、個人等社會扶貧形成的重要文件材料 |
30年 |
|
|
4.財政投入、金融扶持、政策支持、駐村幫扶等形成的重要文件材料 |
30年 |
|
|
精準(zhǔn)脫貧類 |
1.貧困村、戶貧困退出機(jī)制、方案、規(guī)劃等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)程序文件材料 |
永久 |
|
2.預(yù)脫貧村選定、扶持、調(diào)查、公示等形成的文件材料 |
30年 |
|
|
3.預(yù)脫貧戶選定、扶持、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）核查公示等形成的文件材料 |
30年 |
|
|
特殊載體類 |
1.召開會議，上級監(jiān)督、檢查、驗收，項目實施和宣傳等精準(zhǔn)扶貧工作中形成的照片和聲像材料 |
30年 |
|
村級 |
||
|
類別 |
歸檔范圍 |
保管 期限 |
|
綜合文件 |
1.本村形成的精準(zhǔn)扶貧規(guī)劃、方案、責(zé)任狀、報告、總結(jié)、統(tǒng)計以及村評議小組成立、調(diào)整文件等 |
永久 |
|
2.貧困村建檔立卡過程中形成的貧困村貧困狀況調(diào)查登記文件材料，制定的貧困村結(jié)對幫扶方案、落實結(jié)對幫扶單位、幫扶計劃以及公示公告等文件材料 |
永久 |
|
|
3.貧困戶規(guī)模分解文件材料 |
永久 |
|
|
4.貧困戶建檔立卡過程中形成的村評議記錄、貧困戶名單及三次公示以及建檔立卡“回頭看”等文件材料 |
30年 |
|
|
5.貧困戶、貧困人口分類統(tǒng)計表、貧困戶脫貧計劃表、貧困戶結(jié)對幫扶方案、宣傳手冊等 |
30年 |
|
|
6.預(yù)脫貧村退出過程中形成的扶持、調(diào)查、公示等文件材料 |
永久 |
|
|
7.預(yù)脫貧戶退出過程中形成的村評議記錄、貧困戶退出名單及三次公示等文件材料 |
永久 |
|
附件2：
貧困戶一戶一檔文件材料
歸檔范圍和保管期限表
|
歸檔內(nèi)容 |
保管 期限 |
|
1. 貧困戶申請書 |
永久 |
|
2. 貧困戶審批表（附身份證明材料以及因病、因?qū)W、因災(zāi)等致貧證明材料） |
|
|
3. 入戶調(diào)查表 |
|
|
4. 結(jié)對幫扶及走訪臺賬 |
|
|
5. 貧困戶脫貧計劃及落實情況表 |
|
|
6. 貧困戶信息采集表 |
|
|
7. 家庭成員自然變更調(diào)查表 |
|
|
8. 貧困戶特色產(chǎn)業(yè)扶持、教育、醫(yī)療、社會保障及培訓(xùn)轉(zhuǎn)移就業(yè)、易地搬遷、危舊房改造等幫扶措施過程中形成的抵押擔(dān)保、還款承諾書、扣款委托授權(quán)書等文件材料 |
|
|
9. 貧困戶與村、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）和各類組織、金融部門等簽訂的合同、協(xié)議等文件材料 |
|
|
10. 貧困戶退出摸底調(diào)查表 |
|
|
11. 貧困戶脫貧驗收表 |
|
|
12. 貧困戶脫貧復(fù)核材料 |
|
|
13. 其他文件材料 |
注：本表列出針對每一戶貧困戶開展精準(zhǔn)扶貧工作過程中形成的文件材料參考?xì)w檔范圍，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)根據(jù)精準(zhǔn)扶貧工作實際產(chǎn)生的文件材料制定本鄉(xiāng)鎮(zhèn)歸檔范圍。